Nereti rodas neskaidrības, kā jāuzglabā dažādi grāmatvedības dokumenti. Latvijas Nacionālā arhīva Attīstības plānošanas nodaļas vadītāja Vera Guzanova norāda, ka saskaņā ar Ministru kabineta (MK) 21.10.2003. noteikumu Nr. 585 „Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju” 17. punktu „grāmatvedības reģistrus iedala hronoloģiskajos reģistros un sistemātiskajos reģistros.
Šajos reģistros attiecīgi hronoloģiskā secībā (hronoloģiskais ieraksts) vai pēc ekonomiskā satura (sistemātiskais ieraksts) izdara ierakstus par katru saimniecisko darījumu”. Piemēram, kases grāmata, žurnāls-virsgrāmata, galvenā grāmata – te ir reģistri. Pamatlīdzekļu, krājumu, norēķinu atlikumu un apgrozījuma uzskaitei vai citu grāmatvedības kontu analītiskai uzskaitei veidojas reģistri, kas būtu jāglabā arī tikai 10 gadus. Galvenajai grāmatai un virsgrāmatai šis glabāšanas termiņš ir spēkā no 2011. gada 11. maija. Pirms tam tās bija jāglabā pastāvīgi saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 10. pantu, kas tika grozīts 2011. gadā, un tas nozīmē, ka tikai pēc 2011. gada izveidotajiem dokumentiem glabāšanas termiņš ir 10 gadi.
Pamatlīdzekļu uzskaites kartītēm, kas pēc savas būtības arī ir grāmatvedības reģistrs, saskaņā ar „Valsts institūciju tipveida dokumentu glabāšanas termiņu sarakstā” noteikto, kas bija spēkā līdz 2006. gada 1. janvārim, glabāšanas termiņš bija pastāvīgi. LNA pieņemts lēmums, ka šo dokumentu glabāšanas termiņš ir tikai 10 gadi pēc pēdējā ieraksta.
Attaisnojuma dokumentiem glabāšanas laiks ir pieci gadi. Saskaņā ar likumu „Par grāmatvedību” attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību. Šī ir visai liela dokumentu grupa – dokumenti par materiālo vērtību, inventāra iegādi, norakstīšanu (krājumu iekšējās pārvietošanas pavadzīmes, norakstīšanas akti u.c. grāmatvedības uzskaites dokumenti), no kuriem izdarīti grāmatvedības ieraksti.
Ir arī izņēmumi. Tā, piemēram, trešās valsts vai trešās teritorijas nodokļa maksātāja elektroniski sniegtajiem pakalpojumiem Eiropas Savienības teritorijā attaisnojuma dokumenti (rēķini) būtu jāglabā 10 gadus, kā tas ir noteikts Pievienotās vērtības nodokļa likuma 140. panta trešās daļas 2. punktā. Tāpat arī ar virkni citu attaisnojuma dokumentu, kas tikuši radīti kāda Eiropas Savienības struktūrfondu projekta īstenošanas gaitā. Minēto dokumentu glabāšanas termiņš būs noteikts vai nu līgumā par struktūrfonda realizāciju, un tas pārsvarā ir ilgāk par pieciem gadiem, vai arī Ministru kabineta noteikumos par konkrēto Eiropas Savienības struktūrfondu plānošanas periodu. Piemēram, tuvojas nobeigumam glabāšanas termiņš projektu dokumentiem par Eiropas Savienības struktūrfondu 2004.-2006.gada plānošanas periodu. Tas ir noteikts attiecīgajos Ministru kabineta noteikumos, piemēram, MK 27.06.2006. noteikumos Nr. 545 “Kārtība, kādā Eiropas Savienības struktūrfondu vadībā iesaistītās institūcijas nodrošina struktūrfondu ieviešanu un grozījumu izdarīšanu plānošanas dokumentos”, 53. pantā ir teikts, ka „struktūrfonda finansējuma saņēmējs un granta finansējuma saņēmējs līdz 2015. gada 3. augustam glabā visus ar projekta īstenošanu saistītos dokumentu oriģinālus, tai skaitā jebkuru ar projektu saistīto korespondenci, sludinājumus, nolikumus, darbu un piegāžu veicēju, pakalpojumu sniedzēju piedāvājumus un piedāvājumu vērtēšanas dokumentāciju, projekta ietvaros noslēgto līgumu dokumentāciju un jebkuru ar līgumiem saistīto korespondenci, veikto darbu, piegāžu un pakalpojumu, kā arī veikto maksājumu apliecinošo dokumentāciju”.
Visu rakstu „Grāmatvedības dokumentu izvērtēšana, glabāšana un iznīcināšana” var lasīt žurnāla BILANCE 358. numurā, kas abonentiem pieejams ar elektroniski.
