Ja savu lietu kārtošanu bankā ir jāuztic kādam citam, der atcerēties - viens no svarīgākajiem bankas uzdevumiem ir glabāt un aizsargāt savu klientu naudu.
Banka nopietni izvērtēs, vai persona, kas ieradusies bankā un vēlās darīt kaut ko klienta vārdā uz pilnvaras pamata, tik tiešām ir tiesīga to darīt.
Pilnvaru jautājumi jo īpaši aktuāli kļuvuši Covid-19 pandēmijas laikā, kad cilvēks pats dažādu apstākļu dēļ (karantīna, pašizolācija, atrašanās citā valstī u.tml.) nevar veikt nepieciešamās darbības bankā.
Būtiskākie aspekti, kam Swedbank pievērš uzmanību, izvērtējot iesniegto pilnvaru
- Swedbank pieņem pilnvaras latviešu, angļu un krievu valodās.
Ja pilnvara izdota citā valodā, to nepieciešams iztulkot un tulkojums ir notariāli jāapliecina.
- Tāpat ir svarīgi zināt, ka Swedbank atteiksies pieņemt pilnvaru, kas ir vecāka par 10 gadiem, turklāt tā tas būs arī gadījumā, ja pilnvarai būs norādīts garāks termiņš vai noteikts, ka tā ir beztermiņa pilnvara.
Šis noteikums gan attieksies tikai uz apkalpošanu Swedbank, tāpēc ja, pilnvara nav izdota tikai šim mērķim, tā joprojām ir derīga citu darbību veikšanai, kas tajā norādītas.
- Swedbank tiek pieņemtas divu veidu pilnvaras - vai nu Swedbank filiālēs noformētas, vai arī notāra apliecinātas pilnvaras.
Ja vajadzība izdot pilnvaru ir jau iepriekš paredzama, iesakām izmantot iespēju noformēt pilnvaru uz vietas bankā. To var bez maksas izdarīt jebkurā bankas filiālē. Ja tomēr tas nav iespējams, tad jāņem vērā, ka, noformējot notāra apliecinātu pilnvaru, ir jāievēro dažādas specifiskas nianses.
Ko ņemt vērā, lai sagatavotu Swedbank prasībām atbilstošu pilnvaru?
Viens no būtiskākajiem aspektiem ir pilnvaras devēja t.i. bankas klienta identifikācija.
Ja pilnvaru neformēsiet bankas filiālē, pilnvaras devēja identifikācija ir jāveic notāram, turklāt tas jādara pēc konkrēta personu apliecinoša dokumenta, kas jānorāda pilnvarā.
Šī prasība visdrīzāk neradīs problēmas, ja pilnvaru noformēsiet pie notāra Latvijā, bet var izrādīties apgrūtinājums, ja to apliecinās ārvalsts notārs, jo dažādās valstīs izpratne par identifikācijas jautājumiem ir atšķirīga.
Kad pilnvarnieks iesniegs pilnvaru bankā un vēlēsies veikt kādas darbības bankas klienta vārdā, banka pārbaudīs, vai notārs ir identificējis klientu, tātad pilnvaras devēju, pēc personu apliecinoša dokumenta - pases vai ID kartes. Tikai notāra rakstisks apliecinājums, kurā norādīts klienta pases vai ID kartes numurs, izdošanas datums un vieta, bankai ļaus uzskatīt, ka tieši konkrētais klients ir izdevis šo pilnvaru. Tāpēc izdodot pilnvaru, klientam pašam jāpievērš uzmanība, lai notārs pilnvaras apliecinājuma tekstā norādītu šos datus, citādi banka, ievērojot piesardzību, neļaus pilnvarniekam rīkoties uz šādas pilnvaras pamata.
Pilnvarā precīzi jānorāda, kādas darbības pilnvaras devējs uztic veikt pilnvarotajai personai
Tikai pats klients zina, ko vēlās uzticēt pilnvarniekam, tāpēc banka nedrīkst noteikt, kas tieši pilnvaras tekstā būtu jānorāda. Tomēr mēs iesakām, izdodot pilnvaru, darbības un uzdevumus tajā norādīt skaidri un nepārprotami, īpaši attiecībā uz darbībām bankā. Tas ļaus izvairīties ne tikai no problēmām pilnvarniekam apkalpojoties bankā, bet arī no iespējamiem pārpratumiem klienta attiecībās ar pašu pilnvarnieku. Papildus tam jāatceras, ka vērtējot pilnvaras tekstu, banka primāri domās par klienta līdzekļu aizsardzību, tāpēc jāņem vērā, ka banka pilnvaras saturu netulko paplašināti vai par labu pilnvarotās personas vēlmēm un interesēm. Turklāt šaubu gadījumos banka patur tiesības atteikties pieņemt pilnvaru.
Praksē mēdz būt situācijas, kad pilnvarojuma apjoms ir pārāk plašs. Piemēram, pilnvarā tiek norādīts, ka pilnvarotā persona ir tiesīga pārstāvēt pilnvaras devēju visās iestādēs, uzņēmumos un veikt visas darbības. Kaut arī no juridiskā viedokļa iekļaut pilnvarā šādu formulējumu nav aizliegts, banka to vērtējot, nevar gūt nepārprotamu pārliecību par to, ka tas, ko pilnvarnieks ir ieradies darīt klienta vārdā, tik tiešām ir klienta vēlme, kaut varbūt formāli pilnvara to pieļauj.
Izdodot pilnvaru, it īpaši situācijā, ja pilnvara paredzēta dažādiem adresātiem (ne tikai bankām), ir svarīgi skaidri definēt, ka pilnvarnieks ir tiesīgs pārstāvēt pilnvaras devēju bankā, kā arī norādīt tieši tās darbības, kuras pilnvaras devējs vēlas uzticēt veikt pilnvarniekam.
Kaut arī var izklausīties pretrunīgi, tāpat nereti praksē sastopamies ar situācijām, kad pilnvarojuma apjoms ir pārāk šaurs. Piemēram, pilnvarā tiek norādīts, ka pilnvarotā persona ir tiesīga rīkoties ar finanšu līdzekļiem kredītiestādē. Šādā gadījumā pilnvarotā persona būs tiesīga rīkoties ar pilnvaras devēja finanšu līdzekļiem ierodoties filiālē, taču citu darījumu veikšanai, piemēram, kartes saņemšanai uz pilnvarotās personas vārda vai pilnvarotās personas pievienošanai pie pilnvaras devēja internetbankas, ar šādu pilnvarojuma apjomu nebūs pietiekami. Ja ir vēlme ļaut pilnvarniekam, piemēram, saņemt karti pie pilnvaras devēja konta, pilnvarojuma apjomā papildus jābūt norādītām tiesībām slēgt līgumus, savukārt, lai pilnvarnieks varētu pievienot sevi pie pilnvaras devēja internetbankas, pilnvarojuma apjomā papildus jābūt norādītām tiesībām slēgt līgumus un tiesībām saņemt informāciju par pilnvaras devēja veiktajiem darījumiem.
Tātad kopumā uzdevums nav vienkāršs, jo ir būtiski ņemt vērā visus aspektus - pilnvarojuma apjoms nedrīkst būt pārāk plašs, pārāk šaurs, kā arī neviennozīmīgs vai pretrunīgs. Tāpat, ja vien pilnvara netiek izdota viena specifiska darījuma veikšanai, nav ieteicams noteikt darījumu limitus, termiņus vai cita veida ierobežojumus, jo tas var ietekmēt bankas tehniskās iespējas izpildīt tieši konkrētās prasības.
Ārvalstīs izdotai pilnvarai jāizpilda dokumentu legalizācijas vai apstiprināšanas ar apostille prasība
Ja pilnvara ir izdota Eiropas Savienības, Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalstīs, Šveices Konfederācijā vai Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotajā Karalistē (izņemot tās aizjūras teritorijas), tai nekādi papildus apstiprinājumi (legalizācija vai apostille) nav nepieciešami un ar šādu pilnvaru var droši doties uz banku.
Savukārt, ja pilnvara ir izdota Hāgas konvencijas dalībvalstī (piemēram, ASV, Krievijā, Baltkrievijā, Ukrainā, Izraēlā, u.c.), tās īstums ir jāapliecina ar apliecinājumu apostille, ko veiksattiecīgās ārvalsts, kurā izdota pilnvara, kompetentajā iestādē.
Ja pilnvara ir izdota valstī, kas neietilpst nevienā no jau pieminētajām kategorijām (piemēram, Kanāda u.c.), tad pilnvaru vispirms nepieciešams legalizēt attiecīgās valsts, kurā pilnvara izdota, kompetentajā iestādē (ārvalsts Ārlietu ministrijā vai diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā) un pēc tam to nepieciešams legalizēt Latvijas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā vai Latvijas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā attiecīgajā ārvalstī.
Pilnvaru legalizācija vai apstiprināšana ar apliecinājumu apostille nozīmē to apliecinājušās amatpersonas paraksta un zīmoga īstuma apliecināšanu, lai ārvalstīs izdotas pilnvaras iegūtu juridisku spēku Latvijā.
Dokumenti jācauršuj vai jāapliecina katra dokumenta lapa
Ja pilnvara ir uz vairākām lapām, būtiski ņemt vērā arī specifiskas dokumentu noformēšanas prasības. Šis visdrīzāk neradīs problēmas, ja pilnvaru noformēsiet pie notāra Latvijā.
Noformējot pilnvaru ārvalstīs, jāpievērš uzmanība, lai notārs, kurš apliecinājis pilnvaru, visas pilnvaras lapas cauršūtu ar diegu vai auklu.
Daudzās valstīs notārs var atteikties to darīt. Tādā gadījumā jālūdz, lai notārs paraksta un apliecina katru pilnvaras lapu.
Praksē bieži sastopamas situācijas, kad pilnvaras lapas tiek savienotas ar skavu vai kniedi, tomēr diemžēl tas liek šaubīties par dokumenta viengabalainību, tāpēc uz šādi noformētas pilnvaras pamata pilnvarotās personas apkalpošana Swedbank netiks atļauta.
Pilnvaras alternatīva ir attālināto pakalpojumu lietošana
Aizvien vairāk bankas ikdienas pakalpojumu ir iespējams saņemt internetbankā un mobilajā lietotnē, tāpēc aicinām savus klientus maksimāli izmantot tieši šīs iespējas un neuzticēt savas naudas lietas kārtot citiem cilvēkiem.
- Tomēr, ja objektīvu iemeslu dēļ tas nav iespējams, Swedbank ir izveidojusi speciālus ieteikumus pilnvaru noformēšanai, kas publicēti Swedbank mājaslapā sadaļā “Noteikumi” – “Ieteikumi pilnvaru noformēšanai – “Swedbank” AS”. Tur tie pieejami arī angļu un krievu valodā.
