Mūsdienīgam grāmatvedim ir jāprot pielāgoties, jābūt elastīgam, jāizprot digitalizācijas nozīme un jābūt diskrētam. Lai taupītu finanšu resursus, uzņēmumam viens no veiksmīgākajiem risinājumiem ir grāmatvedība ārpakalpojumā, jo tādejādi varat piesaistīt savam uzņēmumam pieredzējušu ekspertu komandu ar zemākām izmaksām.
Kā atrast uzticamu sabiedroto, ja uzņēmumā lemts izmantot grāmatvedības ārpakalpojumu, padomos dalās Raivo Pede, Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas valdes loceklis.
“Grāmatvedība ir uzticamības bizness - jaunais uzņēmējs atklāj grāmatvedim visas uzņēmumam “svarīgākās kārtis”, proti, finanses. Veiksmīgākais risinājums uzņēmumam būtu, ja grāmatvedis izveidotos par uzticamības personu,” uzsver R. Pede.
Grāmatvedis kā uzticams konsultants
Izvēloties grāmatvedības ārpakalpojumu, jāpievērš uzmanība dažām niansēm, kas var palīdzēt pieņemt pēc iespējas labāko lēmumu. Latvijā tirgus ir mazs, konkurence par potenciālajiem klientiem aktīva un sīva, tāpēc, pirms slēgt līgumu, ir vērts ieguldīt laiku nelielā tirgus izpētē.
Attiecības ar potenciālo grāmatvedi ir ārkārtīgi svarīgas ne tikai tad, ja uzņēmumā to pieņem patstāvīgā darbā. Iespējams, nozīmīgākas tās ir tad, ja piesaistāt ārpakalpojuma sniedzēju. “Ir ļoti svarīgi pārliecināties, ka izvēlētais sadarbības partneris ir ieinteresēts uzņēmumā un tā attīstībā,” skaidro Raivo Pede. Viņš uzsver, ka sadarbība ir kā spēle ar atvērtām kārtīm, kurā liela loma ir savstarpējai uzticībai. “Bieži vien pie grāmatveža vēršas pēc konsultācijas par daudziem un dažādiem finanšu jautājumiem.”
Kā izvēlēties īsto partneri?
Pirmais ieteikums būtu savu vajadzību apzināšanās: "Piemēram, mazam uzņēmumam nebūs finanšu direktors, tāpēc uzņēmumam ir svarīgi, lai atbalsta funkcijas, kuras piedāvā pakalpojuma sniedzējs, ir labā un profesionālā līmenī," skaidro R. Pede.
Datu apstrāde ir tikai viena daļa no pakalpojuma klāsta, kas būtu saņemams no piegādātāja. Ja uzņēmuma darbības sākuma posmā svarīgi izveidot mūsdienīgus un efektīvus finanšu procesus, tad ar laiku jautājumi kļūs sarežģītāki. Šeit svarīgi pievērst uzmanību pakalpojuma sniedzēja pieredzei un spējai augt kopā ar jūsu uzņēmumu.
Otrkārt, būtu jāspēj novērtēt pakalpojuma sniedzēja uzticamība.
"Latvijā, atšķirībā no daudzām citām Eiropas valstīm vai valstīm visā pasaulē, grāmatvedības pakalpojumu sniegšana ir licencēts bizness. Pakalpojuma sniedzējiem ir jāsaņem šī licence, par tās esamību var pārliecināties Licencēto ārpakalpojuma grāmatvežu reģistrā, Valsts ieņēmuma dienesta mājas lapā."
Tāpat labs profesionālo zināšanu apliecinājums ir, ja grāmatvedības ārpakalpojumu uzņēmumā tiek nodarbināti grāmatveži ar Latvijas Republikas Grāmatvežu asociācijas izsniegtu sertifikātu. Lai arī Latvijā tā nav obligāta prasība, šo sertifikātu izsniedz grāmatvežiem, kas savas profesionālās zināšanas ir apliecinājuši nokārtojot augsta līmeņa pārbaudījumus, kā arī aktīvi papildina savas zināšanas apmācībās un uztur sevi labā kvalifikācijas formā. Šis sertifikāts ir atzīts ne tikai Latvijā, bet arī IFAC (International Federation of Accountants) un Accountancy Europe. Ar grāmatvedības pakalpojumu sniedzējiem, kuri ieguvuši sertifikātu, var iepazīties LR Grāmatvežu asociācijas mājas lapā.
Visbeidzot jāņem vērā, ka dažādās nozarēs grāmatvedības un finanšu vadības nianses ir atšķirīgas, tāpēc noteikti piemērotākais kandidāts sadarbībai būs tas, kurš orientējas attiecīgās nozares specifikā.
"Latvijā bieži vien nozares konkurenti viens otru pazīst. Var rasties bažas par informācijas drošību, ja grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs strādā ar kādu no konkurentiem. Taču izvēloties uzticamu partneri, es teiktu, ka tā ir pievienotā vērtība, jo redzams, ka grāmatvedības pakalpojumu sniedzējs spēj sniegt labu pakalpojumu uzņēmumiem Jūsu nozarē un ir guvis tur pieredzi."
Digitalizācijas prasmes nepieciešamas jau šodien
Grāmatvedība kā jebkura cita nozare, nepārtraukti mainās. Ikdienā strauji ienāk digitalizācija, mainot arī grāmatveža lomu. Ja kādreiz tā galvenais uzdevums bija datu apstrāde, tad šobrīd grāmatvedis kļūst par konsultantu, sniedzot uzņēmējiem plašu atbalstu.
"Šīs vajadzības un prioritātes katrā nozarē ir atšķirīgas, taču gandrīz katrs uzņēmums mūsdienās kaut nedaudz ir arī IT uzņēmums. Ir virkne risinājumu un tehnoloģijas, kas ir ienākuši un ienāks šajā vidē, tāpēc būtiski, ka arī grāmatvedības vai finanšu procesos digitalizācija un prasme ar to strādāt ir klātesoša, pretējā gadījumā uzņēmums nebūs konkurētspējīgs," uzsver R.Pede.
Spēja pielāgoties, izmantot mākslīgo intelektu un finanšu vadības sistēmas, ar kurām pakalpojuma sniedzējs strādā, noteikti ir rādītājs, kas jāņem vērā.
"Piemēram, ja esat tirgotājs, un grāmatvedības uzņēmums spēj Jums nodrošināt iespēju strādāt vienotā sistēmā, , kas pieļauj savstarpēju sasaisti ar citām Jums nepieciešamām sistēmām (, EKA sistēma, POS sistēma, inventarizācijas risinājumi, biznesa inteliģence), tas palīdzēs ietaupīt gan laiku, gan finanšu resursus, kā arī nodrošinās iespēju saņemt reālā laika datus Attiecīgi daļu darba, piemēram, tirdzniecības un noliktavas vadību veicat pats, kamēr grāmatvedis pilda savu daļu. Strādājot vienotā sistēmā, tiek izslēgts ne tikai dubultais darbs, bet uzņēmumam ir arī mazākas sistēmu abonēšanu izmaksas," uzmanību vērš Raivo Pede.
8 jautājumi, ko pajautāt grāmatvedim?
Apzinot savas vajadzības, jautājumi, kas būtu apspriežami ar potenciālo ārpakalpojuma sniedzēju, radīsies paši, tomēr Raivo Pede dalās ar dažiem pamatjautājumiem, kas palīdzēs saprast vai jūsu vērtību sistēmas un izpratne ir līdzīgas.
- Kāda ir jūsu pieredze manā nozarē?
- Vai un kādus IT risinājumus jūs varat piedāvāt manam uzņēmumam, ņemot vērā, ka es strādāju šajā konkrētajā nozarē?
- Vai un cik sertificēti grāmatveži pie jums strādā?
- Vai jūsu uzņēmums ir LR Grāmatvežu asociācijas biedrs?
- Kā jūs nodrošināt pakalpojumu nepārtrauktību grāmatveža slimības, atvaļinājuma vai aiziešanas gadījumā?
- Ko jūs darāt, lai nodrošinātu manu datu drošību? (Kur dati glabājas, kā tie tiek aizsargāti?)
- Kam jūsu uzņēmumā ir piekļuve maniem datiem?
- Kāds ir profesionālas civiltiesiskās apdrošināšanas limits?
Saņemot atbildes uz šiem jautājumiem, radīsiet atbildes uz to, cik droši tiks glabāti jūsu sensitīvie dati, cik profesionāla komanda rūpēsies par jūsu uzņēmuma finansēm un cik viegli vai sarežģīti būs atrisināt nestandarta grāmatvedības situācijas nozarē, kuru pārstāvat, ja tādas radīsies.
Kā izvairīties no kļūdīgiem lēmumiem?
Pavisam no kļūdām izvairīties nav iespējams, taču, kļūdas iespējamību var mazināt. Trīs svarīgas lietas, par kurām padomāt pirms pieņemt gala lēmumu:
- Izvērtē potenciālo sadarbības uzņēmumu. Firmas.lv un Lursoft ir pieejama informācija par to, kā uzņēmums attīstās. Vai pats uzņēmums ir finansiāli veiksmīgs? Tas būtu rādītājs, kas jānovērtē, jo, ja tā nav, tad kādu padomu viņi var sniegt jums? Pārliecinies par uzņēmuma reputāciju, izvērtējot publiski pieejamo informāciju, kā arī klientu atsauksmes.
- Uzzini un izvērtē uzņēmuma attīstības plānus – pieredzi, izaugsmi, redzējumu par tehnoloģiju izmantošanu. Augot jūsu uzņēmumam, augs arī jūsu prasības pret pakalpojumu un līdz ar to arī pakalpojuma sniedzēju. Pārliecinieties, ka izvēlētā pakalpojuma sniedzēja profesionālā kapacitāte ir pietiekami liela, lai spētu nodrošināt grāmatvedības pakalpojumu arī nākošajiem jūsu uzņēmuma izaugsmes posmiem.
- Pakalpojuma cena nav pamata rādītājs pakalpojuma sniedzēja izvēlē. Atceries, ka cena pārdošanas procesā var kalpot kā garšīga ēsma klienta piesaistē, taču ilgtermiņā tā var kļūt par nepatīkamu zemūdens akmeni. Izvērtējiet vai piedāvātā cena šķiet ekonomiski pamatota, un vai par šādu cenu kvalitatīvs pakalpojums ir nodrošināms ilgtermiņā. Svarīgi ir pārliecināties, kas ir iekļauts pakalpojuma maksā un kādas papildus izmaksas Jums var veidoties.
