Neviens normatīvais akts neregulē šādas izziņas nepieciešamību, tomēr tā var noderēt grāmatvedim dažādās situācijās. Pirmais iemesls ir: grāmatvedības izziņā ir iespējams ietvert visu informāciju par atvaļinājumā esošo personu (darbinieka personīgie dati, „personīgais gads”, par kuru piešķirts atvaļinājums, atvaļinājuma periods (no… līdz, vai konkrēts kalendāro dienu skaits).
Maija Grebenko, Mg.sci.oec., praktiskās grāmatvedības speciāliste un konsultante, žurnāla "Bilance" galvenā redaktore, ISO sertificēto grāmatvežu asociācijas valdes locekle norāda, ka izziņā ir iespējams ietvert arī pagarinājuma dienu skaits svētku dienu dēļ, papildatvaļinājuma darba dienu skaits, citas summas, kas varētu būt minētas darba līgumā sakarā ar kārtējo atvaļinājumu).
Minot grāmatvedības izziņa atvaļinājuma pēdējo dienu (ieskaitot), turpmāk izdosies izvairīties no pārpratumiem (kad jānāk darbā pēc atvaļinājuma).
Otrais izziņas nepieciešamības iemesls ir Darba likuma (DL ) prasība, kas nosaka darba devēja pienākumu skaidrot saviem darbiniekiem veikto aprēķinu kārtību. Īpaši izziņa var palīdzēt konfliktu situācijās. Darbinieki ne vienmēr izprot likumu valodas īpatnības, un stresainā situācijā parocīgāk izmantot jau iepriekš sagatavotu aprēķina veidlapu.
Trešais iemesls, kad izziņa var noderēt, ir DL 78. pantā formulētas darba devēja tiesības ieturēt no darbinieka darba samaksas avansā izmaksāto atvaļinājuma naudu, ja nav nostrādāts līdz galam tas gads, par kuru bija piešķirts atvaļinājums.
Turklāt šādam ieturējumam netiek prasīta darbinieka piekrišana un aprēķinā (nosakot summu) tiek izmantota tieši tā vidējā izpeļņa, kas bija izrēķināta atvaļinājuma piešķiršanas brīdī.
Izņēmums, kad nedrīkst veikt minēto ieturējumu ir gadījumi, kad darba līgums tiek uzteikts, pamatojoties uz likuma 101.panta pirmās daļas 6., 7., 9. vai 10.punktu:
6) darbiniekam nav pietiekamu profesionālo spēju nolīgtā darba veikšanai;
7) darbinieks nespēj veikt nolīgto darbu veselības stāvokļa dēļ, un to apliecina ārsta atzinums;
9) tiek samazināts darbinieku skaits;
10) tiek likvidēts darba devējs – juridiskā persona vai personālsabiedrība.
Tuvojoties atvaļinājumu sezonai, žurnāla "Bilance" redaktore rosina komercsabiedrību grāmatvedības speciālistus padomāt par šādas izziņas sagatavošanu un izsniegšanu darbiniekiem.
