Eiropas Komisijas publicētais Digitālās ekonomikas un sabiedrības indekss rāda, ka uzņēmumiem Latvijā ir vēl plašas iespējas procesu digitalizācijā, kas palīdz uzlabot darba efektivitāti un arī konkurētspēju. Personāla vadība ir viena no jomām, kur ir neizmantotas digitalizācijas iespējas, kas ļauj ikdienā vairāk strādāt ar cilvēkiem, nevis papīriem.
Personāla vadības jomā strādājošie joprojām lielu darba laika daļu pavada dokumentu gatavošanai un personāla lietvedības procesu nodrošināšanai. Tomēr biznesa vadības sistēmas ļauj lietvedībai veltīto laiku būtiski samazināt un dokumentu aprites procesus vienkāršot un automatizēt. Tas, savukārt, ļauj personāla speciālistiem vairāk laika veltīt darbam ar cilvēkiem.
Šim nolūkam populārākās biznesa vadības sistēmas ietver personāla portālus, kas nodrošina digitālu personāla lietvedību. Piemēram, biznesa vadības sistēmā “Standard Books” personāla pašapkalpošanās portālu ikdienā var izmantot gan vadītāji, gan grāmatveži, gan darbinieki.
Biznesa vadības sistēmu izstrādes uzņēmuma “Excellent Latvia” valdes locekle Barba Zeme atklāj, ka “Excellent” personāla pašapkalpošanās portāls būtiski samazina lietvedībai nepieciešamo laiku, ko ierasti vadītāji un personāla speciālisti ir spiesti veltīt, lai sagatavotu dokumentus, tos drukātu, apkopotu parakstus vai piekrišanas, arhivētu u.tml.
“Visu dokumentu sagatavošanu un apriti iespējams nodrošināt biznesa vadības programmatūrā ar dažu klikšķu palīdzību, izmantojot iepriekš sagatavotas veidnes. Turklāt dokumenti un saskaņošanas laikā tiem pievienotie komentāri vienmēr būs ērti pieejami sistēmā. Personāla pašapkalpošanās portāls ietaupa arī laiku, ko ierasti personāla speciālisti velta, lai sniegtu darbiniekiem uzziņu informāciju par izmantotajām atvaļinājuma dienām, aktuālo darba grafiku utml. Izmantojot pašapkalpošanās portālu, darbinieki visu šo informāciju var paskatīties paši jebkurā sev ērtā laikā. Turklāt portālam iespējams pieslēgties gan no datora, gan viedierīces,” saka Barba Zeme.
Viņa uzsver:
“Personāla vadības digitalizācija ļauj vadīt personāla lietvedību neatkarīgi no tā, vai strādājat uzņēmumā klātienē vai attālināti. Visi personāla dokumenti ir pieejami un arī to aprite notiek biznesa vadības sistēmā. Tādējādi nav nepieciešams tos izdrukāt un fiziski nest darbiniekiem apstiprināšanai vai parakstīšanai, kā arī nav nepieciešams sūtīt katram pa-epastu.”
“Excellent” personāla pašapkalpošanās portāla iespējas
- Viss personālvadības process vienuviet
Portāls ievērojami atvieglo dažādus personālvadības procesus - automatizē pieprasījumu un dokumentu apstrādi, kā arī ērtā veidā darbiniekiem sniedz informāciju par aprēķināto atalgojumu, plānotajām darba maiņām un kavējumiem.
- Vadītājam pārskatāma informācija par darbiniekiem
Portālā ikvienam vadītājam ir ērti pieejama detalizēta informācija par katru darbinieku, sagatavotie un noslēgtie darba līgumi, kā arī iespēja izdrukāt personificētus līgumus, ievietojot darbinieka informāciju. Tāpat pieejams pārskatāms uzdevumu saraksts ar dokumentiem, ko vadītājam nepieciešams apstiprināt.
- Prombūtnes plāni
Katrs darbinieks var pieteikt ikgadējo atvaļinājumu, bērna kopšanas atvaļinājumu vai citu plānotu prombūtni. Pēc vadības apstiprinājuma darbinieks portālā izveido lietvedībai nepieciešamo dokumentāciju. Vadītājs var viegli pārskatīt savas struktūrvienības plānotās prombūtnes, lai plānotu darbinieku maiņas.
- Maiņu plānošana
Portālā ir pārskatāmi maiņu grafiki sadalījumā pa departamentiem vai amatiem, lai automātiski veidotu laika uzskaites tabeles un algu aprēķinus pēc nostrādāto stundu skaita. Turklāt grafikā tiek ņemtas vērā arī brīvdienu un nakts stundu likmes, kā arī prombūtnes.
- Darbiniekam - pārskats par atalgojumu, darba grafiku un iespēja pieteikt atvaļinājumu
Katrs darbinieks portālā var saņemt informāciju par algas aprēķinu, noslēgto darba līgumu, kā arī pieteikt atvaļinājumu un apskatīt aktuālo darba grafiku.
Domājot par personālvadības procesu digitalizāciju, noteikti noskaidojiet iespējas no sava biznesa vadības sistēmas nodrošināšanas uzņēmuma. Ja uzņēmumā biznesa vadības sistēmu vēl neizmantojat, ir vērts sazināties ar vairākiem šādu programmatūru nodrošinātājiem, lai atrastu sev piemērotāko. Biznesa vadības sistēmas ļaus jums vienkāršot un digitalizēt ne tikai personālvadības, bet arī pārdošanas, grāmatvedības, loģistikas un noliktavas, ražošanas, e-komercijas un daudzus citus procesus.
