Kas ir rēķins? No grāmatvedības viedokļa tas ir darījumu attaisnojuma dokuments. Lai uzņēmums varētu savā grāmatvedības uzskaitē reģistrēt jebkādu darījumu, ir nepieciešami attaisnojuma dokumenti. Par šiem dokumentiem likumdošanas normatīvajos aktos atrodama pietiekami plaša informācija. Vispirms - likums Par grāmatvedību nosaka to, ka:
Attaisnojuma dokuments ir dokuments, kurš apliecina uzņēmuma saimnieciskā darījuma esamību un kurā ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija par saimniecisko darījumu...
Nepieciešamo rekvizītu uzskaitījums (likuma 7.pants)
Likumdošanā figurē tādi termini kā "iekšējs attaisnojuma dokuments" un "ārējs attaisnojuma dokuments". Tātad, abi ir attaisnojuma dokumenti, bet ar ko tie atšķiras? Iekšējais dokuments ir sagatavots uzņēmumā, un, lai tas būtu attaisnojošais dokuments, tam ir jāsatur visi nepieciešamie rekvizīti, kuri atrunāti likuma Par grāmatvedību 7.pantā. Ārējs dokuments ir tāds, kuru uzņēmums parasti saņem no saviem sadarbības partneriem, attiecīgi, sagatavotājs ir cits uzņēmums vai institūcija. Un, ārējs dokuments ir arī tāds, kas sastādīts pašu uzņēmumā iesniegšanai citam uzņēmumam. Kāpēc ir svarīgi zināt šos terminus - likums nosaka, ka gadījumos, kad par darījumu ir sagatavots gan iekšējs, gan ārējs attaisnojuma dokuments, priekšroka dodama ārējam dokumentam.
Piemēram, iekšējs attaisnojuma dokuments var būt sagatavota grāmatvedības izziņa par kādu konkrētu situāciju, darījumu: uzņēmuma vadītājs ar uzņēmuma bankas karti iegādājies preces saimniecisko darījumu nodrošināšanai, bet ir nozaudējis attaisnojošo dokumentu - čeku. Tā kā darījums noticis ar bezskaidru naudu, tas ir redzams bankas konta izdrukā. Grāmatvedis sagatavo grāmatvedības izziņu par to, ka konkrētais pirkums ir saimnieciskās darbības izdevumi, uzņēmuma vadītājs apstiprina. Šajā situācijā par darījuma attaisnojošo dokumentu tiks uzskatīts iekšējais dokuments. Tikai atgādināšu, ka PVN (pievienotās vērtības nodoklis) no šī darījuma netiek izmantots kā priekšnodoklis.
Svarīgs normatīvais akts, kurš nosaka attaisnojuma dokumentu sagatavošanu, ir Ministru Kabineta izdotie noteikumi Nr. 585 - Noteikumi par grāmatvedības kārtošanu un organizāciju. Minēšu dažus punktus, kurus tiešām ir nepieciešams zināt:
- Visus uzņēmuma saimnieciskos darījumus apliecina ar attaisnojuma dokumentiem, novērtē naudas izteiksmē un, ievērojot hronoloģiju, sistemātiskā kārtībā iegrāmato uzņēmuma grāmatvedības reģistros.
Ejot līdzi laikam un tehnoloģiju attīstībai, arī mūsu grāmatvedības uzskaitē tiek pielietoti elektroniskie dokumenti:
- Attaisnojuma dokumentam var būt ārēja vai iekšēja izcelsme, un atkarībā no dokumenta nozīmes tas var būt sagatavots rakstiski (vienā vai vairākos eksemplāros) vai elektroniski.
Viens no būtiskākajiem punktiem, kas jāievēro uzņēmumam, kurš sagatavo tādus attaisnojuma dokumentus, kuru informatīvā funkcija ar laiku izzūd:
Attaisnojuma dokumentu sagatavo tā, lai visā tā glabāšanas laikā nezustu tajā ietvertā informācija.
Šī prasība ietverta arī citos normatīvajos aktos.
Likumdošanas normatīvie akti nosaka, kurš ir atbildīgs par grāmatvedības kārtošanu un arī par attaisnojuma dokumentu sagatavošanu, un tas nav grāmatvedis. Par jebkādu attaisnojuma dokumentu sagatavošanu ir atbildīga uzņēmuma vadība. Te gan rodas diskusijas par to, kas ir uzņēmuma vadība - vai tas, kurš ir dibinājis uzņēmumu, vai tas, kurš reāli vada darbību, piemēram, uz darba līguma pieņemts direktors. Šajā gadījumā ir runa par dibinātāju, nevis pieņemtu darbinieku! Ja vadītājs atbild par grāmatvedību, tad tas atbild arī par attaisnojuma dokumentu sagatavošanu:
Uzņēmuma vadītājs, ievērojot attaisnojuma dokumentiem normatīvajos aktos noteiktās prasības, patstāvīgi izvēlas šo dokumentu formu un sagatavošanas veidu, izņemot gadījumus, ja attiecīga attaisnojuma dokumenta noformēšanu vai saturu reglamentē konkrēts normatīvais akts.
Ja uzņēmums ir PVN maksātājs, ir jāiepazīstas ar Pievienotās vērtības nodokļa likuma normām un prasībām attiecībā uz attaisnojuma dokumentu - nodokļa rēķinu. Likumā tā ir XVI nodaļa - Nodokļa rēķins un darījumu uzskaite (125.-134.panti). Latvijas likumdošanā nodokļu rēķins ir viens no kritērijiem, kas kalpo par pamatu priekšnodokļa atskaitīšanā, un identiskas prasības ir arī Eiropas Savienībā (ES). Direktīvas ES nosaka obligāto informāciju, kurai jābūt norādītai rēķinā, lai tas būtu derīgs. Termiņu, kad jāizstāda nodokļa rēķins, var noteikt katra dalībvalsts, piemēram, Latvijā rēķins ir jāizstāda ne vēlāk kā 15. dienā no darījuma brīža vai avansa maksājuma saņemšanas brīža. PVN rēķina izrakstīšanai ir papildus dažādas prasības, piemēram:
- Ja darījumam tiek pielietota 0% likme, ir jābūt norādei uz attiecīgo pantu PVN likumā vai attiecīgo ES Direktīvu.
- Ja darījumam ir noteikta īpaša kārtība, piemēram, mums plašāk zināmā "reversā" kārtība (piemēram, celtniecībai, graudaugiem, kokmateriāliem u.c.), jābūt norādei "nodokļa apgrieztā maksāšana".
- Ja tiek piemērota īpašā kārtība, kas mums plašāk zināma kā "kases princips", jābūt norādei "naudas līdzekļu uzskaite".
Šīs norādes patiesi ir ļoti svarīgas, lai varētu nodokļa rēķinu uzskatīt par attaisnojuma dokumentu gan tā sagatavotājs, gan saņēmējs.
Pamazām esam nonākuši līdz galvenajam - attaisnojuma dokumentu veidiem. Normatīvajos aktos tiek minēti šādi attaisnojuma dokumenti: čeki, kvītis, rēķini, rēķini - pavadzīmes, biļetes, līgumi u.c.
Šajā rakstā galveno uzmanību veltīšu dažādiem rēķiniem. Vispirms, ļoti būtisks nosacījums - kad jāsagatavo rēķins, kad rēķins - pavadzīme.
Rēķinus kā attaisnojošos dokumentus sagatavo par dažāda veida pakalpojumu sniegšanu. Piemēram, grāmatvedības pakalpojumu sniegšana, jurista pakalpojumi, celtniecības pakalpojumi, dažādu drukas darbu pakalpojumi utt., utt.
Rēķins - pavadzīme tiek sagatavots par preču piegādi. Piemēram, uzņēmums ir vairumtirgotājs vai mazumtirdzniecības pārstāvis, kas tirgo dažādas pārtikas preces, rūpniecības vai saimniecības preces.
Dažiem radīsies jautājums - kā tad tā - man bieži vien saņemtā rēķinā - pavadzīmē uzrādītas gan preces, gan pakalpojumi, piemēram, starpniecības vai transporta pakalpojumi. Jā, tā var būt. Bet, rēķinā uzrādīt pakalpojumus un arī preces gan nav pieļaujams!
Tātad, galvenā atšķirība šiem diviem dokumentiem ir tā, par kādiem darījumiem tie tiek sastādīti.
Rēķina un rēķina - pavadzīmes sagatavošanas normatīvās prasības ir ļoti līdzīgas. Ja tiek tirgota prece, tad ir papildus prasības attiecībā uz attaisnojuma dokumenta noformēšanu - piemēram, jānorāda preces izsniegšanas un saņemšanas adrese, preces pārvadātāja rekvizīti un šofera vārds, detalizēta informācija par pašu preci - mērvienība, daudzums, atlaides, cena par vienību bez PVN, PVN summa un kopsumma, kā arī jābūt saprotamam pašas preces nosaukumam. Piemēram, nevar attaisnojuma dokumentā būt uzrādīts, ka pārdotas "saimniecības preces", ir jābūt konkrēti nosauktām šīm precēm, lai dokumenta saņēmējs varētu šo dokumentu izmantot kā grāmatvedības attaisnojuma dokumentu!
MK noteikumos Nr. 585 ir atsevišķa nodaļa par Preču piegādes dokumentiem. Ar ko tie atšķiras no attaisnojuma dokumentiem?
Preču piegādes dokuments ir dokuments, kurš apliecina preču piegādes un saņemšanas faktu un kurā ir ietverti vismaz šādi dokumenta rekvizīti un informācija:..
minētajos rekvizītos netiek obligāti pieprasīta informācija par preces cenu un PVN.
Tātad, ja nav finanšu informācijas, tas netiek uzskatīts kā attaisnojuma dokuments. Bet, ja šajā dokumentā tiek ietverti arī pārējie rekvizīti, kuri nepieciešami attaisnojuma dokumentam, tad arī šādu dokumentu var izmantot kā attaisnojuma dokumentu.
Kāpēc tad tādi dokumenti vispār ir nepieciešami? Tas ir uzņēmēju ērtībai, piemēram, ja uzņēmums veic biežas piegādes par nelielām summām vienam klientam, tam ir ērtāk katru reizi rakstīt šādus Preču piegādes dokumentus un vienu reizi mēnesī sagatavot Rēķinu - pavadzīmi par visām šajā periodā notikušajām piegādēm. Tas tad arī būs attaisnojuma dokuments.
Grāmatvedībā pastāv arī tāds attaisnojuma dokuments, kā kredītrēķins. Kādos gadījumos tiek izmantots šāda veida rēķins? Kredītrēķinu izmanto, ja, piemēram, tiek daļēji vai pilnībā atcelts darījums. Tas tiek izmantots arī situācijās, kad tiek labots iepriekšējais rēķins.
Piemēram, mājas apsaimniekotājs piestādījis nepareizu summu par komunālajiem pakalpojumiem. Pēc neskaidrību atrisināšanas, pakalpojuma sniedzējs izraksta klientam kredītrēķinu par nepareizi piestādīto summu.
Kredītrēķins praktiski ir tas pats rēķins, tikai summas šajā rēķinā tiek uzrādītas ar mīnus zīmi. Grāmatvedībā, ievadot šo rēķinu, klienta parāds samazinās un paša uzņēmuma ieņēmumi arī tiek samazināti.
Nobeigumā daži ieteikumi.
- Bieži grāmatvedībā tiek saņemti avansa rēķini. Šie dokumenti nav attaisnojuma dokumenti, tātad, grāmatvedības reģistros netiek uzskaitīti! Ja uzņēmums samaksā vai saņem avansa maksājumus, tie tiek reģistrēti tikai bankā (grāmatvedībā - tiek reģistrēti darījumi no bankas konta izraksta). Darījums reāli notiek tad, kad tiek izrakstīts attaisnojuma dokuments - rēķins vai rēķins - pavadzīme.
- Pastāvot brīvam tirgum, saņemam un rakstam starptautiskus attaisnojuma dokumentus. Nevajadzētu aizmirst, ka mūsu grāmatvedības uzskaite notiek Valsts valūtā, tas ir, eiro. Ja tiek rakstīti dokumenti citā valūtā, piemēram, ASV dolāros, noteikti jābūt norādītai darījuma summai arī euro valūtā.
Swedbank Rēķinu rīks ir ērti lietojams un atbilst visām grāmatvedības prasībām, turklāt pieejams bez maksas.
