Kā darbojas risinājums un ko tajā īpaši novērtē lietotāji, no savas pieredzes stāsta grāmatvedības firmas SIA “Vienotais konts” vadītāja Dita Kalniņa.
Kas ir “CostPocket” un kā tas palīdz uzņēmumiem?
Risinājums “CostPocket” palīdz lietotājiem digitalizēt izdevumu dokumentus, datiem automātiski nonākot grāmatvedības programmā. Papildus atskaitēm par maksājumiem ar karti, iespējams arī apstiprināt izmaksas, automātiski noteikt trūkstošos izdevumus, sagatavot komandējumu atskaites, uzturēt brauciena žurnālu un pieņemt e-rēķinus.
Kā norāda Swedbank e-komercijas maksājumu risinājumu eksperts Valdis Vaišļa, “CostPocket” palīdz uzņēmumiem vienkāršot un padarīt efektīvāku atskaišu sagatavošanu par izdevumiem ar uzņēmuma debetkartēm un kredītkartēm. Sevišķi noderīgs šis risinājums, viņaprāt, ir lielākiem uzņēmumiem ar vairākām kartēm.
„Pateicoties Swedbank saskarnei, tagad grāmatveži var automatizēt vienu no apnicīgākajiem aspektiem savā darbā – neiesniegto izdevumu dokumentu saraksts tiek veidots automātiski,” risinājuma priekšrocības uzsver arī “CostPocket” izpilddirektors Martins Sokaels (Martin Sookael).
Atvieglo ne tikai grāmatveža, bet arī vadītāju un darbinieku ikdienu
Kā stāsta grāmatvedības firmas SIA “Vienotais konts” vadītāja Dita Kalniņa, “CostPocket” ievērojami atvieglojis arī viņas profesionālo ikdienu, it īpaši sadarbojoties ar lieliem un starptautiskiem uzņēmumiem, kas orientēti uz digitālizāciju.
“"CostPocket" ir ļoti ērts. Patika iespēja redzēt to, kas ir, kas nav apstiprināts. Ja ilgāku laiku dokumenti palika neapstiprināti - to varēja ērti noteikt, pamanīt un komunicēt tālāk ar atbildīgo personu,” Dita dalās pirmajos iespaidos. Viņa piebilst, ka arī uzņēmumu vadītāji novērtē iespēju bez papildus komunikācijas pārskatīt izdevumus.
Dita atceras, ka izdevumu reģistrēšanas process pirms izdevumu dokumentu digitalizācijas bijis krietni sarežģītāks. Lielākā daļa darba apjoma bija jāpaveic vien pāris dienas pirms PVN atskaišu iesniegšanas termiņa, nereti strādājot arī vēlos vakaros un naktīs, lai visu paspētu.
“Klients ieradās ar kaudzi dokumentu, kurus bija parakstījis ar roku. Tad nu grāmatvedis ņēma un sēdās to visu kaudzi šķirot un pārbaudīt - vai viss atbilst likumam, vai viss patiešām ir parakstīts un tad vadīja ar roku dokumentu datus grāmatvedības sistēmā un grāmatoja.”
Tagad klienti savus izdevumu dokumentus “CostPocket” lietotnē var ievadīt jebkurā laikā un vietā, savukārt grāmatvede tos jau digitālus apskatīt un apstrādāt sev ērtā laikā.
Kam piemērots “CostPocket” risinājums?
Dita atzīst, ka ne visi klienti sākotnēji ir gatavi digitalizēt savus procesus, un daži vēlas turpināt darbu ar papīra dokumentiem. Tomēr, redzot SIA “Vienotais konts” darbinieku pozitīvo pieredzi ar “CostPocket” un citiem digitālajiem rīkiem, pat skeptiķi ātri maina savu nostāju.
“Pēc laika mēs klientiem varam uzskatāmi parādīt, kā viņu dokumenti izskatās “CostPocket” vidē un cik viegli tos atrast, piemēram, meklējot konkrēta piegādātāja rēķinu. Tad viņi saprot risinājuma priekšrocības un pieņem to ikdienā. Es varu teikt vienu — neviens, kas pamēģinājis “CostPocket”, nav no tā atteicies.”
Dita uzskata, ka "CostPocket" ir īpaši piemērots starptautiskiem uzņēmumiem, pateicoties tā pieejamībai deviņās valodās un attālinātajai izdevumu apstiprināšanas funkcijai. Tas ir lielisks risinājums arī uzņēmumiem ar vairākiem departamentiem vai projektiem, jo tas ievērojami atvieglo izdevumu piesaisti konkrētiem budžetiem.
“Ja tas notiek digitāli, visu ir ļoti viegli pārbaudīt, un nav vietas strīdiem par to, kas ko un kad ir apstiprinājis,” Dita secina.
Kā sākt lietot “CostPocket”?
Lai sāktu izmantot “CostPocket”, klienta grāmatvedim jāizveido konts uzņēmumam “CostPocket” mājaslapā. Pēc tam, pievienojot uzņēmuma bankas karšu datus, programmatūru var sasaistīt ar uzņēmuma grāmatvedības sistēmu. “CostPocket” ir savietojams ar lielāko daļu grāmatvedības programmu, ļaujot kartes lietotājam digitalizēt izdevumu dokumentus, kas automātiski tiek nosūtīti uz grāmatvedības programmu.
- Swedbank biznesa klienti, ievadot promo kodu “Swedbank”, var saņemt bezmaksas piekļuvi pakalpojumam trīs mēnešus no reģistrācijas brīža. Lai izmantotu šo piedāvājumu, reģistrācija jāuzsāk, sekojot saitei Swedbank mājaslapas sadaļā “Uzņēmuma kartes”. Pēc bezmaksas perioda beigām tiek piemērota pakalpojuma maksa, kas atkarīga no izvēlētā “CostPocket” tarifa. Precīzākas norādes un video pamācību par konta reģistrāciju, lietotāju pievienošanu un citiem noderīgiem iestatījumiem var atrast “CostPocket” tīmekļa vietnē.
““CostPocket” ir ļoti ērts izdevumu apstiprināšanai, dokumentu plūsmas organizēšanai, datu automatizētai ievadei grāmatvedības sistēmā un digitāla arhīva veidošanai. Šie arī ir procesi, kas aizņem visvairāk grāmatveža laika,” Dita noslēdz, iesakot risinājumu pamēģināt arī citiem.
