Ja savu lietu kārtošanu bankā ir jāuztic kādam citam, der atcerēties – viens no svarīgākajiem bankas uzdevumiem ir glabāt un aizsargāt savu klientu naudu.
Banka nopietni izvērtēs, vai persona, kas ieradusies bankā un vēlas darīt kaut ko klienta vārdā uz pilnvaras pamata, tik tiešām ir tiesīga to darīt.
Pilnvaru jautājumi kļūst aktuāli, kad cilvēks pats dažādu apstākļu dēļ (atrašanās citā valstī, slimība utml.) bankā nevar veikt nepieciešamās darbības.
Būtiskākie aspekti, kam Swedbank pievērš uzmanību, izvērtējot iesniegto pilnvaru
- Swedbank pieņem pilnvaras latviešu, angļu un krievu valodās.
Ja pilnvara izdota citā valodā, to nepieciešams iztulkot un tulkojums ir jāapliecina notariāli.
- Tāpat ir svarīgi zināt, ka Swedbank atteiksies pieņemt pilnvaru, kas ir vecāka par 10 gadiem, turklāt tā tas būs arī gadījumā, ja pilnvarai būs norādīts garāks termiņš vai noteikts, ka tā ir beztermiņa pilnvara. Jāņem vērā arī tas, ka situācijā, ja pilnvara ir izdota ārvalstīs un bankā tiek uzrādīts nevis pilnvaras oriģināls, bet notariāli apliecināts atvasinājums, apkalpošana uz ārvalstīs izdotas pilnvaras atvasinājuma pamata tiek atļauta 6 mēnešus no atvasinājuma apliecināšanas dienas.
Šie noteikumi gan attieksies tikai uz apkalpošanu Swedbank, tāpēc, ja pilnvara nav izdota tikai šim mērķim, tā joprojām ir derīga citu darbību veikšanai, kas tajā norādītas.
- Swedbank tiek pieņemtas divu veidu pilnvaras – vai nu Swedbank filiālēs noformētas vai notāra apliecinātas pilnvaras.
Ja vajadzība izdot pilnvaru ir jau iepriekš paredzama, iesakām izmantot iespēju noformēt pilnvaru uz vietas bankā. To var bez maksas izdarīt jebkurā bankas filiālē. Ja tomēr tas nav iespējams, jāņem vērā, ka, noformējot notāra apliecinātu pilnvaru, ir jāievēro dažādas specifiskas nianses, kā arī pilnvarotajai personai katrā apkalpošanās reizē būs jāmaksā komisijas maksa par notariālas pilnvaras pārbaudi saskaņā ar cenrādi.
Ko ņemt vērā, lai sagatavotu Swedbank prasībām atbilstošu pilnvaru?
Viens no būtiskākajiem aspektiem ir pilnvaras devēja, t.i., bankas klienta, identifikācija.
Ja pilnvaru nenoformēsiet bankas filiālē, pilnvaras devēja identifikācija ir jāveic notāram, turklāt tas jādara pēc konkrēta personu apliecinoša dokumenta, kas jānorāda pilnvarā.
Šī prasība, visdrīzāk, neradīs problēmas, ja pilnvaru noformēsiet pie notāra Latvijā, bet var izrādīties apgrūtinājums, ja to apliecinās ārvalsts notārs, jo dažādās valstīs izpratne par identifikācijas jautājumiem ir atšķirīga.
Kad pilnvarotā persona iesniegs pilnvaru bankā un vēlēsies veikt kādas darbības bankas klienta vārdā, banka pārbaudīs, vai notārs ir identificējis klientu, tātad pilnvaras devēju, pēc konkrēta personu apliecinoša dokumenta - pases vai ID kartes. Tikai notāra rakstisks apliecinājums par notāra veikto klienta identifikāciju, kurā norādīts klienta pases vai ID kartes numurs, izdošanas datums un vieta, bankai ļaus uzskatīt, ka tieši konkrētais klients ir izdevis šo pilnvaru. Tāpēc, izdodot pilnvaru, klientam pašam jāpievērš uzmanība, lai notārs pilnvaras apliecinājuma tekstā norādītu šos datus, citādi banka, ievērojot piesardzību, neļaus pilnvarotajai personai rīkoties uz šādas pilnvaras pamata.
Pilnvarā precīzi jānorāda, kādas darbības pilnvaras devējs uztic veikt pilnvarotajai personai
Tikai pats klients zina, ko vēlās uzticēt pilnvarotajai personai, tāpēc banka nedrīkst noteikt, kas tieši pilnvaras tekstā būtu jānorāda. Tomēr mēs iesakām, izdodot pilnvaru, darbības un uzdevumus tajā norādīt skaidri un nepārprotami, īpaši attiecībā uz darbībām bankā. Tas ļaus izvairīties ne tikai no problēmām, pilnvarotajai personai apkalpojoties bankā, bet arī no iespējamiem pārpratumiem klienta attiecībās ar pašu pilnvaroto personu. Papildu tam jāatceras, ka, vērtējot pilnvaras tekstu, banka primāri domās par klienta līdzekļu aizsardzību, tāpēc jāņem vērā, ka banka pilnvaras saturu netulko paplašināti vai par labu pilnvarotās personas vēlmēm un interesēm. Turklāt šaubu gadījumos banka patur tiesības atteikties pieņemt pilnvaru.
Praksē mēdz būt situācijas, kad pilnvarojuma apjoms ir pārāk plašs. Piemēram, pilnvarā tiek norādīts, ka pilnvarotā persona ir tiesīga pārstāvēt pilnvaras devēju visās iestādēs, uzņēmumos un veikt visas darbības. Kaut arī no juridiskā viedokļa iekļaut pilnvarā šādu formulējumu nav aizliegts, banka, to vērtējot, nevar gūt nepārprotamu pārliecību, ka darbības, kuras pilnvarotā persona ir ieradusies veikt klienta vārdā, tik tiešām ir klienta vēlme, kaut varbūt formāli pilnvara to pieļauj.
Izdodot pilnvaru, it īpaši situācijā, ja pilnvara paredzēta dažādiem adresātiem (ne tikai bankām), ir svarīgi skaidri definēt, ka pilnvarotā persona ir tiesīga pārstāvēt pilnvaras devēju bankā, kā arī norādīt tieši tās darbības, kuras pilnvaras devējs vēlas uzticēt veikt pilnvarotajai personai.
Kaut arī var izklausīties pretrunīgi, tāpat nereti praksē sastopamies ar situācijām, kad pilnvarojuma apjoms ir pārāk šaurs. Piemēram, pilnvarā tiek norādīts, ka pilnvarotā persona ir tiesīga rīkoties ar finanšu līdzekļiem bankā. Šādā gadījumā pilnvarotā persona būs tiesīga rīkoties ar pilnvaras devēja finanšu līdzekļiem, ierodoties filiālē, taču citu darījumu veikšanai, piemēram, kartes saņemšanai uz pilnvarotās personas vārda vai pilnvarotās personas pievienošanai pie pilnvaras devēja internetbankas ar šādu pilnvarojuma apjomu nebūs pietiekami. Ja ir vēlme, piemēram, ļaut pilnvarotajai personai saņemt karti pie pilnvaras devēja konta, pilnvarojuma apjomā papildus rīcībai ar finanšu līdzekļiem bankā jābūt norādītām tiesībām slēgt līgumus, savukārt, lai pilnvarotā persona varētu pievienot sevi pie pilnvaras devēja internetbankas, pilnvarojuma apjomā papildus rīcībai ar finanšu līdzekļiem bankā jābūt norādītām tiesībām slēgt līgumus un tiesībām saņemt informāciju par pilnvaras devēja kontiem un veiktajiem darījumiem.
Tātad kopumā uzdevums nav vienkāršs, jo ir būtiski ņemt vērā visus aspektus – pilnvarojuma apjoms nedrīkst būt pārāk plašs, pārāk šaurs, kā arī neviennozīmīgs vai pretrunīgs. Tāpat, ja vien pilnvara netiek izdota viena specifiska darījuma veikšanai, nav ieteicams noteikt darījumu limitus, termiņus vai cita veida ierobežojumus, jo tas var ietekmēt bankas tehniskās iespējas izpildīt tieši konkrētās prasības.
Ārvalstīs izdotai pilnvarai jāizpilda dokumentu legalizācijas vai apstiprināšanas ar apostille prasība
Pilnvaru legalizācija vai apstiprināšana ar apliecinājumu apostille nozīmē to apliecinājušās amatpersonas paraksta un zīmoga īstuma apliecināšanu, lai ārvalstīs izdotas pilnvaras iegūtu juridisku spēku Latvijā.
Ja pilnvara ir izdota Eiropas Savienības, Eiropas Ekonomiskās zonas dalībvalstīs, Šveices Konfederācijā vai Lielbritānijas un Ziemeļīrijas Apvienotajā Karalistē (izņemot tās aizjūras teritorijas), tai nekādi papildus apstiprinājumi (legalizācija vai apostille) nav nepieciešami un ar šādu pilnvaru var droši doties uz banku.
Savukārt, ja pilnvara ir izdota Hāgas konvencijas dalībvalstī (piemēram, ASV, Kanādā, Krievijā, Baltkrievijā, Ukrainā, Izraēlā, u.c.), tās īstums ir jāapliecina ar apliecinājumu apostille attiecīgās ārvalsts, kurā izdota pilnvara, kompetentajā iestādē.
Ja pilnvara ir izdota valstī, kas neietilpst nevienā no jau pieminētajām kategorijām, tad pilnvaru vispirms nepieciešams legalizēt attiecīgās valsts, kurā pilnvara izdota, kompetentajā iestādē (ārvalsts Ārlietu ministrijā vai diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā) un pēc tam to nepieciešams legalizēt Latvijas Ārlietu ministrijas Konsulārajā departamentā vai Latvijas diplomātiskajā vai konsulārajā pārstāvniecībā attiecīgajā ārvalstī.
Dokumenti jācauršuj vai jāapliecina katra dokumenta lapa
Ja pilnvara ir uz vairākām lapām, būtiski ņemt vērā arī specifiskas dokumentu noformēšanas prasības. Šis visdrīzāk neradīs problēmas, ja pilnvaru noformēsiet pie notāra Latvijā.
Noformējot pilnvaru ārvalstīs, jāpievērš uzmanība, lai notārs, kurš apliecinājis pilnvaru, visas pilnvaras lapas cauršūtu ar diegu vai auklu.
Ja pilnvara sagatavota uz vairākām lapām, notāram visas pilnvaras lapas ir jācauršuj ar diegu vai auklu, pienācīgi apliecinot un parakstot cauršuvuma vietu. Daudzās valstīs notārs var atteikties to darīt. Tādā gadījumā jālūdz, lai notārs paraksta un apliecina katru pilnvaras lapu atsevišķi, apliecinājumā iekļaujot apliecinājuma datumu un paraksta atšifrējumu. Šādā gadījumā notāra apliecinājumam par pilnvaras parakstīšanu notāra klātbūtnē jābūt uz tās pašas lapas, uz kuras ir pilnvaras devēja paraksts.
Praksē bieži sastopamas situācijas, kad pilnvaras lapas tiek savienotas ar skavu vai kniedi, tomēr tas liek šaubīties par dokumenta viengabalainību, tāpēc uz šādi noformētas pilnvaras pamata pilnvarotās personas apkalpošana Swedbank netiks atļauta.
Pilnvaras iesniegšana attālināti
Ja pilnvara izdota pie Latvijas notāra un notārs pilnvaru apliecinājis elektroniski, pilnvara jānosūta izvērtēšanai uz e-pastu vai jāpievieno internetbankā sadaļā ‘Mani dati un uzstādījumi’ > E-dokumenti > Dokumentu sūtīšana, papildus norādot darbības, kuras pilnvarotā persona vēlēsies veikt bankā (piem., maksājumu veikšana). Bankas darbinieks informēs iesniedzēju par turpmākajām darbībām.
Pilnvaras alternatīva ir attālināto pakalpojumu lietošana
Aizvien vairāk bankas ikdienas pakalpojumu ir iespējams saņemt internetbankā un mobilajā lietotnē, tāpēc aicinām savus klientus maksimāli izmantot tieši šīs iespējas un neuzticēt savas naudas lietas kārtot citiem cilvēkiem.
Tomēr, ja objektīvu iemeslu dēļ tas nav iespējams, Swedbank ir izveidojusi speciālus ieteikumus pilnvaru noformēšanai, kas publicēti Swedbank mājaslapā sadaļā “Noteikumi” – “Ieteikumi pilnvaru noformēšanai – “Swedbank” AS”. Tur tie pieejami arī angļu un krievu valodā.
