Katram uzņēmumam ir potenciāls iekšējo procesu un resursu optimizācijai un organizēšanai, kas slēpj sevī lieliskas iespējas biznesa attīstībai.
Kā noteikt, vai uzņēmuma resursi tiek tērēti efektīvi?
Kā biznesa attīstības eksperts ar vairāk nekā 20 gadu pieredzi, Pauls Irbins izceļ divus biežākos resursu efektivitātes izaicinājumus.
- Uzņēmumam ir lielāks pieprasījums, nekā tas spēj apmierināt.
- Uzņēmumam ir kapacitāte pārdot vairāk, bet trūkst pieprasījuma.
Pirmais scenārijs ir labvēlīgāks, jo tajā jau ir iespējas, nepieciešams tikai optimizēt darbinieku produktivitāti, pielāgot iekārtu jaudu tirgus apjoma prasībām, parūpēties par materiālu pietiekamību un veikt citus uzlabojumus.
“Šī ir tāda pozitīva problēma, kur svarīgi novērst dīkstāvi un samazināt neproduktīvo laiku, ko japāņu kultūrā, kur plaši izmanto dažādas optimizācijas metodikas, sauc par muda (tulkojumā no japāņu valodas: nelietderīgums vai izšķērdība),” skaidro Pauls.
Otrais scenārijs, kad uzņēmumam pietiek jaudas, bet trūkst pieprasījuma, ir grūtāks. Pauls iesaka sākt nevis ar izmaksu samazināšanu, bet resursu izmantošanas iespēju izpēti. Lieti noderētu vēršanās pie klientiem, lai noskaidrotu, kādi uzlabojumi varētu palielināt pārdošanu.
“Te var būt dažādas situācijas: klients var vēlēties ātrāku piegādi, lielāku sortimentu vai produktu ar vienkāršākām funkcijām un līdz ar to arī zemākām izmaksām. Tas viss ved atpakaļ pie jautājuma par to, kādus uzlabojumus var veikt organizācijā,” viņš norāda.
Tāpat var gadīties, ka tirgus ir tik piesātināts, ka uzņēmums ar esošajām tehnoloģijām nespēj paplašināties, un vienīgais konkurences veids ir cenu samazināšana. Tas rada risku, ka būs jāsamazina arī darbinieku skaits, taču ar mazāku komandu paveikt to pašu darbu ir grūti. Rezultātā uzņēmums var nonākt bīstamā stagnācijas stāvoklī, kamēr konkurenti turpina augt un attīstīties.
Arī šādā šķietamā bezizejā tomēr var meklēt risinājumus, piemēram, piesaistot investīcijas un attīstot jaunus produktus vai meklējot iespējas apvienoties ar citiem uzņēmumiem. Pēc Paula novērojumiem, apvienošanās ir Latvijā nepietiekami izmantota iespēja.
“Latvijas uzņēmējdarbības videi raksturīgi, ka mazie un vidēji mazie uzņēmumi bieži darbojas kā “viensētnieki”- katrs par sevi. Taču, ja tirgū nav iespēju palielināt pārdošanu, jādomā par apvienošanos – kopīgi izmantot ražošanas un cilvēkresursus, kā arī tirgus jaudu,” viņš uzskata.
Efektīvākās resursu palielināšanas metodes
Runājot par efektīvām resursu pārvaldības un palielināšanas metodēm, kas nesamazina darba kvalitāti, svarīga ir mērķtiecīga un sistēmiska pieeja. Pielietojot jebkuru metodi, jāsaprot, ko uzņēmumā vēlams uzlabot, kādi ir mērķi, problēmu cēloņi un iespējamie risinājumi.
“Jebkura organizācija vai uzņēmums ir sarežģīta sistēma, un sistēmas vadības principi un teorijas ir pietiekami labi izpētītas. Tās visas lielākoties balstās vadības teorijā,” Pauls skaidro. Viņš piebilst, ka resursu palielināšanas metodes atkarīgas no tā, kurš no augstākminētajiem scenārijiem ir uzņēmumam aktuāls.
Ja runa ir par situāciju ar pietiekamu pieprasījumu, ar ko uzņēmums netiek galā, labi strādā ierobežojumu vadības (TOC jeb Theory of Constraints) un taupīgās saimniekošanas tehnoloģija (LEAN). Tās palīdz sakārtot uzņēmuma iekšējos procesus, efektīvāk organizējot izstrādi, sagatavošanu, ražošanu, piegādes ķēdes un krājumu optimizēšanu.
Savukārt gadījumā, ja pieprasījums ir mazāks kā iespējas, jāmeklē metodes, kas palīdz atrast nelielus, bet būtiskus uzlabojumus vai inovācijas uzņēmuma iekšienē. Efektīvas metodikas konkurētspējas un pārdošanas apjomu palielināšanā ir Agile, Kaizen, kā arī dizaina domāšana.
Kā atrast līdzsvaru starp izmaksu samazināšanu un ilgtermiņa izaugsmi?
Svarīgākais princips, ko ievērot uzņēmumiem, kas vēlas augt un turpināt darboties ilgtermiņā, ir nevis izmaksu samazināšana, bet gan efektīva resursu izmantošana. Fokuss uz izmaksu samazināšanu var liecināt par zemu uzņēmuma dzīvotspēju.
“Protams, vienmēr var atlaist cilvēkus, bet tā vietā drīzāk ir jādomā par to, kā šo cilvēku resursu var izmantot, lai vairāk saražotu un pārdotu. Jebkura samazināšana ir kāpšanās atpakaļ nevis iešana uz priekšu,” Pauls uzsver, piebilstot, ka izņēmuma gadījums varētu būt darbu automatizācija, bet arī tad runa būtu vairāk par optimizāciju nevis izmaksu samazināšanu.
Algojot darbiniekus, svarīgi domāt par potenciālā darbinieka pievienoto vērtību nevis izvēlēties cilvēku, kurš prasa vismazāko algu. Tas palīdzēs radīt sarežģītākus un kvalitatīvākus produktus. Jārēķinās arī ar to, ka atalgojums un inflācija turpina nemitīgi pieaugt, tāpēc vēl jo svarīgāk ir domāt par efektivitāti, izaugsmi un vērtības radīšanu klientiem.
Biežāk pieļautās kļūdas, optimizējot resursus
Viena no galvenajām kļūdām, ko pieļauj uzņēmumi, ir nespēja sava uzņēmuma procesus saredzēt kā vienotu veselumu. Tāpat problemātiski ir uz uzņēmumu raudzīties kā uz pārvaldības piramīdu nevis procesu.
“Pieņemsim, ka mēs redzam, ka mašīnbūvē ir kāda ražošanas līnija, pa kuru virzās mašīna – tas ir vienots un garš process. Ir produktu vai pakalpojumu ražošanas uzņēmumi, kas to nesaskata,” Pauls norāda, piebilstot, ka uz jebkuru uzņēmumu ir vērts paraudzīties kā uz vienotu ražošanas līniju ar dažādiem, savstarpēji saistītiem posmiem.
Tāpat pētot resursu izmantošanas efektivitāti, uzņēmējiem nereti gribas uzlabot visu uzreiz. Tā vietā labāk meklēt vājākos ķēdes posmus, kas visvairāk ietekmē uzņēmuma darbību, un sākt ar uzlabojumiem tieši šajās jomās, izvirzot tās kā prioritātes.
Būtiski arī saprast, kā pareizi mērīt iekšējos procesus, rezultātus un darbinieku sniegumu: “Biznesa menedžmentā ir zelta frāze: “Pasakiet, kā jūs mani mērīsiet, un es pateikšu, kā es uzvedīšos.” Ir liela atšķirība, vai darbiniekus vērtē pēc klātbūtnes laikā no 9 līdz 18, saražotajām vienībām vai tā, cik kvalitatīvi viņš strādā, un viņi pēc tā arī vadīsies.”
Visbeidzot nozīme ir arī uzņēmuma iekšējai kultūrai un atmosfērai. Ir labi, ja darbiniekiem ir iespēja nesodītiem izrādīt iniciatīvu, meklēt veidus, kā strādāt efektīvāk un ieteikt tos arī vadībai. Ja darbinieki šādu iniciatīvu neizrāda paši, to var atbalstīt no vadības puses.
“Primāri vienmēr jāskatās uz tirgus vajadzībām, jo tās visvairāk ietekmē uzņēmumu attīstību. Spēja redzēt, ko vēlas klienti, un ieviest atbilstošus procesus un uzlabojumus lielā mērā nosaka attīstības virzienu,” noslēdz Pauls, piebilstot, ka koncentrēšanās uz klientu vajadzībām palīdzēs palielināt pārdošanas apjomus, tādējādi izvairoties no nepieciešamības samazināt izmaksas.
