Lai atvieglotu vairāku dokumentu atvasinājumu vienlaicīgu iesniegšanu, sākot ar 2017. gada 1. janvāra grozījumiem Dokumentu juridiskā spēka likumā ieviests jauns termins "dokumentu atvasinājumu kopums,'' kas dod iespēju vairāku dokumentu atvasinājumus apliecināt ar vienu parakstu, norāda Jolanta Brilte, Biznesa augstskolas "Turība" lektore.
Savukārt 2017. gada 17. februārī stājās spēkā Ministru kabineta 2017. gada 14. februāra noteikumi Nr. 81 Grozījumi Ministru kabineta 2010. gada 28. septembra noteikumos Nr. 916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība", kurā citu izmaiņu starpā noteikumi papildināti ar 57.1 punktu šādā redakcijā: "57.1 Dokumentu atvasinājumu kopumam ievēro šo noteikumu 56. un 57. punktā minētās prasības. Dokumentu atvasinājumu kopuma apliecinājuma uzrakstā šo noteikumu 56.1. un 57.1. apakšpunktā minēto vārdu vietā norāda ar lielajiem burtiem rakstītus vārdus "Dokumentu atvasinājumu kopums pareizs". Apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumentu atvasinājumu kopuma pēdējās lapas beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta."
Ļoti bieži ir gadījumi, kad iestādē ir nepieciešams iesniegt vairākus dokumentu atvasinājumus vienlaikus. Saskaņā ar iepriekš esošo regulējumu, katrs dokumenta atvasinājums bija jāapliecina atsevišķi.
Vārdi ''dokumentu atvasinājumu kopums'' tekstā lietoti vispārzināmā nozīmē (''dokumenta atvasinājums'' ir dokuments, kas pilnībā vai daļēji atveido dokumenta oriģinālu, un to izstrādā noraksta, izraksta vai kopijas veidā, savukārt ''kopums'' ir kaut kas saistīts, vienots kā grupa). Tādējādi par dokumentu atvasinājumu kopumu būs atzīstams tāds dokumentu kopums, kas sastāvēs no vairākiem atsevišķiem dokumentu atvasinājumiem un būs noformēts atbilstoši MK noteikumos Nr. 916 noteiktajai kārtībai.Tas nozīmē, ka,
izstrādājot dokumentu atvasinājumu kopumu, turpmāk nebūs jāapliecina katrs atvasinājums atsevišķi, bet gan dokumentu atvasinājumu kopumam būs noformējams viens apliecinājuma uzraksts, ar lielajiem burtiem rakstot vārdus "Dokumentu atvasinājumu kopums pareizs".
Dažas organizācijas arvien vēl nezina, ka dokumenta atvasinājuma kopuma pareizību organizācijā apliecina organizācijas vadītājs, cita amatpersona, kas ir tiesīga pārstāvēt organizāciju, vai šo personu pilnvarotā persona. Tas nozīmē, ka
dokumentu var apliecināt arī cita persona, kas nav organizācijas vadītājs, bet ir jābūt pilnvarojumam veikt šo darbību. Pilnvarojumu apliecināt dokumentu atvasinājumu kopuma pareizību ietver attiecīgās organizācijas rīkojuma dokumentā vai organizatoriskajā dokumentā.
MK noteikumu Nr. 916 58. punkts noteic, ka šo noteikumu 56. un 57. punktā minēto dokumenta atvasinājuma apliecinājuma uzrakstu izvieto dokumenta beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta. Ir bijuši gadījumi, kad aiz dokumenta pēdējā rekvizīta nav vietas apliecinājuma uzraksta izvietošanai. Tas dokumenta veidotāju mulsina, un rodas šaubas, kā un kur pareizi apliecināt dokumenta atvasinājuma pareizību.
Lai atrisinātu šādas situācijas, Tieslietu ministrija ierosināja, kaapliecinājuma uzrakstu var izvietot ne tikai dokumenta beigās uzreiz aiz apliecināmā dokumenta pēdējā rekvizīta, bet arī dokumenta paraksta zonas brīvajā vietā vai uz atsevišķas lapas, kuru pievieno apliecināmajam dokumentam vai dokumentu atvasinājuma kopumam un ierēķina kopējā lapu skaitā. Ir novērots, ka jau pirms šo izmaiņu pieņemšanas organizācijas tā arī darīja, bet nu šī darbība ir "legalizēta".
Vairāk par grozījumiem MK 2010. gada 28. septembra noteikumos Nr. 916 "Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība" var lasīt žurnāla "Bilance" marta pirmajā numurā.
