Sācies jauns saimnieciskais gads un komercsabiedrībām jau laikus jāsāk domāt par iepriekšējā gada pārskata sagatavošanu. Ekonomikas un tiesību zinātņu maģistre Jūlija Loseva atgādina, ka viens no gada pārskata sagatavošanas etapiem saskaņā ar Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumu (turpmāk – likums) ir tā parakstīšana.
Gada pārskata parakstīšanai likums nosaka precīzas laika robežas. Parakstīšanai jānotiek pēc gada pārskata sagatavošanas, bet pirms gada pārskata nodošanas pārbaudei revidentam. Plānojot gada pārskata sagatavošanu, gada pārskata sagatavošanas plānā jābūt paredzētai sadaļai "gada pārskata parakstīšana". Šajā sadaļā nepieciešams norādīt pārskata parakstīšanas procesā iesaistītās amatpersonas, parakstīšanas kārtību, parakstīšanas termiņus un parakstīšanas veidus.
Iesaistītajām personām būtu jāiepazīstas ar gada pārskata sagatavošanas plāna attiecīgo sadaļu, kā arī jāparakstās par to, ka viņi ir lietas kursā par saviem pienākumiem, termiņiem un parakstīšanas veidiem. Minētās sadaļas kopiju nepieciešams izsniegt katrai parakstīšanas procesā iekļautajai personai.
Gada pārskatu paraksta uzņēmuma vadība un grāmatvedis, kuram noteikta gada pārskata parakstīšana.Vadības tiesības un pienākumi, parakstot gada pārskatu, noteikti likuma 95. panta 1. un 2. daļā.
Ja gada pārskata oriģināls ir sagatavots kā viens dokuments, tad parakstīts ir tieši šis viens dokuments. Ja gada pārskata oriģināls ir sagatavots kā vairāku dokumentu kopums, tad būtu jāparaksta katrs gada pārskatu veidojošs dokuments. Pirmais dokumentu paraksta grāmatvedis, pēc tam visas pārējās personas.
Ja tiek parakstīti vairāki dokumenti, tad parakstiem jābūt vienādiem uz katra dokumenta. Turklāt parakstiem jābūt tādiem pašiem, kas atbilst parakstu paraugiem noteikumos par sabiedrības lietvedību.
Gada pārskata sagatavošanas grafikā jābūt paredzētam pietiekamam laikam dokumentu parakstīšanai. Parasti tiek plānots, ka gada pārskats būs sagatavots februāra beigās, lai pietiktu laika tā pārbaudei un apstiprināšanai.
Ja parakstītāji ir vairāki, parakstīšanas process var ieilgt uz dažām dienām. Iespējams, būtu lietderīgi atgādināt parakstītājiem par personisku klātbūtnes nepieciešamību noteiktajās dienās vai par iespēju nodrošināt interneta pieejamību, kā arī elektroniskai parakstīšanai nepieciešamo kodu esamību.
Ja gada pārskata oriģināls sagatavots papīru formā, tad šādu dokumentu pašrocīgi paraksta katrs no parakstītājiem. Parakstu paraugi var būt apstiprināti vispārējā dokumentēšanas kārtībā vai gada pārskata sagatavošanas rīkojuma dokumentā. Grāmatveža pienākums ir nodrošināt parakstu vākšanu un parakstīšanas procesa kontroli.
Ja gada pārskata oriģināls sagatavots elektroniskā veidā, tad dokumenta parakstam arī jābūt elektroniskā veidā (e-paraksts).
Attiecīgi visām gada pārskatu parakstošām personām laikus jāreģistrē savs elektroniskais paraksts un jābūt gataviem to izmantot vajadzīgajā brīdī.
Visu rakstu par to, kā parakstāms gada pārskats, var lasīt žurnāla "Bilance"janvāra pirmajā numurā.
