Ikdienā sarakste e-pastā ir kļuvusi par ļoti operatīvu un efektīvu saziņas līdzekli. Gan saņemam, gan ar rakstām daudz e-pastu. Kādi likumi un noteikumi (gan rakstīti, gan neraksti) būtu jāievēro, sazinoties e-pastā, to skaidro Zita Janitēna, Mg.hist., Valsts zemes dienesta Dokumentu pārvaldības departamenta vecākā metodikas eksperte.
Raksts attiecas tikai uz elektroniskā pasta (turpmāk – e-pasta) oficiālo saraksti ar organizācijām Latvijā. Sarakste starp kolēģiem, izmantojot darba e-pastu, vai privātā sarakste īpaši netiek aplūkota.
Latvijā e-pasta pielietojuma un noformējuma labo praksi dokumentu pārvaldībā ir ieviesušas un turpina uzlabot lielās komercorganizācijas (bankas, apdrošināšanas sabiedrības, telekomunikāciju sabiedrības u.tml.), valsts kopš 2005. gada valsts un pašvaldības iestādēm ir noteikusi atsevišķas prasības Ministru kabineta noteikumos.
E-pasts ir demokrātisks, lēts un efektīvs saziņas līdzeklis. Tiesa, šis pakalpojums ir iespējams tikai ar nosacījumu, ka kā minimums ir pieejams internets un ir izveidota e-pasta adrese, no kā sūtīt un kurā saņemt sūtījumus. Turklāt jāatceras, ka e-pasti ir bez juridiska spēka (izņemot, ja starp organizācijām ir parakstīta vienošanās par pretējo). Organizācijas oficiālā e-pasta adrese var būt izveidota arī gmail.com vai inbox.lv.
Sarakste ar valsts un pašvaldību iestādēm notiek, izmantojot tikai oficiālo e-pasta adresi, kas norādīta iestādes mājaslapā internetā, valsts vai pašvaldības iestādes veidlapā vai elektroniskā dokumenta autora iesniegtajā dokumentā, turklāt e-pasts ar pievienotajām datnēm nedrīkst pārsniegt 10 megabaitus. To paredz Ministru kabineta 2005. gada 28. jūnija noteikumu Nr. 473 „Elektronisko dokumentu izstrādāšanas, noformēšanas, glabāšanas un aprites kārtība valsts un pašvaldību iestādēs un kārtība, kādā notiek elektronisko dokumentu aprite starp valsts un pašvaldību iestādēm vai starp šīm iestādēm un fiziskajām un juridiskajām personām” 16. un 16.1 punkts. Vēlams arī attēlus pievienot kā pievienotās datnes, nevis iekopēt e-pasta tekstā. Kāpēc? Tāpēc, ka saņēmējserveris pārāk lielos vai „aizdomīgos” e-pastus var „mest atpakaļ”.
Iespējams, vajadzētu tomēr divreiz padomāt, vai paraksta daļā izmantot logo attēlu. Tas palielina e-pasta „svaru”, nenodrošina autentiskumu, var traucēt e-pasta saņemšanu u.tml.
Tādas pašas prasības (oficiālais e-pasts, 10 megabaiti un pievienotās datnes) vēlams ievērot oficiālajā sarakstē ar citām organizācijām.
Valsts un pašvaldību iestādēm uz parastu e-pastu, kam nav pievienots dokuments ar drošu elektronisko parakstu , ir jāatbild no 10 dienām līdz vienam mēnesim (no 28 līdz 31 dienai atbilstoši saņemšanas mēneša dienu skaitam). To paredz Informācijas atklātības likuma 14. panta pirmā daļa un Iesniegumu likuma 5. panta trešā daļa.
Ja e-pastam ir pievienots ar drošu elektronisko parakstu parakstīts dokuments, tad valsts un pašvaldības iestāde vienas darba dienas laikā privātpersonām uz e-pasta adresi, no kuras dokuments nosūtīts iestādei, tiek nosūtīts e-pasts par e-pasta saņemšanu. Tā nav atbilde! Tā ir tikai informācija par saņemšanu. To noteic MK noteikumu Nr. 473 17. punkts.
Pārējās organizācijas uz adekvātu e-pastu atbild pēc iespējas ātrāk. Ja nav iespējams sniegt kompetentu atbildi, tad kā minimums vienas darba dienas laikā informē sūtītāju par e-pasta saņemšanu un atbildes sniegšanu tuvākajā laikā.
Visu rakstu varat lasīt žurnāla "Bilance" numuru elektroniskajā arhīvā.
