Saskaņā ar Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumu visām komercsabiedrībām ne vēlāk kā mēnesi pēc gada pārskata apstiprināšanas VID jāiesniedz dalībnieku (akcionāru) sapulces apstiprināts gada pārskats, ievērojot šādus iesniegšanas gala termiņus atkarībā no Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumā noteiktajiem komercsabiedrību kritērijiem:
- mikrosabiedrībām un mazām sabiedrībām apstiprinātais gada pārskats par 2023. gadu ir jāiesniedz VID ne vēlāk kā piecus mēnešus pēc pārskata gada beigām (tātad, ja sabiedrības pārskata gads sakrīt ar kalendāro gadu, ne vēlāk kā līdz 31. maijam), savukārt
- vidējām un lielām komercsabiedrībām, un
- sabiedrībām, kas ir koncerna mātes sabiedrības, kuras sagatavo konsolidēto gada pārskatu, kurām gada pārskats un konsolidētais gada pārskats (ja tāds tiek gatavots) ir jāiesniedz VID ne vēlāk kā septiņu mēnešu laikā pēc pārskata gada beigām (ja pārskata gads sakrīt ar kalendāro gadu, ne vēlāk kā līdz 31. jūlijam).
Papildus gada pārskatam un revidenta atzinumam par gada pārskatu (tām sabiedrībām, kas sasniedz Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumā noteiktos kritērijus, kā arī sabiedrībām, kuru statūtos vai dalībnieku (akcionāru) sapulces lēmumā ir noteikts, ka gada pārskatu pārbauda revidents), saskaņā ar Komerclikuma noteikumiem pirms gada pārskata apstiprināšanas ir nepieciešams sagatavot arī valdes priekšlikumu par peļņas izlietošanu (zaudējumu gadījumā – par finanšu stāvokļa uzlabošanu) un padomes ziņojumu par gada pārskatu (ja sabiedrībai ir padome). Turklāt saskaņā ar Koncernu likumu, ja vien nav noslēgts koncerna līgums, atkarīgajām sabiedrībām jāsagatavo arī atkarības pārskats, kas ir jāiesniedz Uzņēmumu reģistrā.
Kārtējā dalībnieku (akcionāru) sapulce gada pārskata apstiprināšanai ir sasaucama ne vēlāk kā iepriekš minētajā termiņā, paziņojums par sapulces sasaukšanu sabiedrības ar ierobežotu atbildību dalībniekiem nosūtāms vismaz divas nedēļas pirms sapulces, akciju sabiedrības akcionāriem – vismaz 21 dienu pirms sapulces.
Sabiedrībai ir jānodrošina dalībniekiem (akcionāriem) nepārtrauktu elektronisku bezmaksas pieeju (tai skaitā iespēju saglabāt un izdrukāt dokumentus) sapulcē izskatāmajiem dokumentiem (t.sk. gada pārskatam, atkarības pārskatam, revidenta atzinumam, padomes ziņojumam un valdes priekšlikumam) sākot jau no paziņojuma par sapulces sasaukšanu nosūtīšanas dienas un vismaz gadu pēc sapulces. Ja sabiedrība tehnisku vai citu iemeslu dēļ nevar nodrošināt dalībniekiem (akcionāriem) nepārtrauktu elektronisku pieeju dokumentiem, vai akcionārs pamatotu iemeslu dēļ tiem nevar piekļūt, tad sabiedrībai ir jānosūta dokumenti dalībniekam (akcionāram) bez maksas vai jānodrošina citu bezmaksas piekļuvi vismaz 14 dienas pirms sapulces.
Komerclikums atļauj sabiedrības valdei sasaukt dalībnieku (akcionāru) sapulci, nosakot, ka dalībniekiem (akcionāriem) ir tiesības tajā piedalīties un balsot, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus.
Gada pārskats jāiesniedz tikai VID. VID iesniedzams arī paskaidrojums par to, kad gada pārskats ir apstiprināts.
Atgādinām, ka gada pārskatu jāparaksta ne tikai valdei vai tās pilnvarotam valdes loceklim, bet arī sabiedrības grāmatvedim vai ārpakalpojuma grāmatvedim (kritēriji noteikti Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumā un grāmatveža līdzparakstīšanas pienākums attiecas uz finanšu pārskatu un konsolidēto finanšu pārskatu).
Saistībā ar Koncernu likumā noteikto pienākumu sagatavot atkarības pārskatu, atgādinām, ka šīs prasības neievērošana formāli palielina valdes atbildības riskus, īpaši gadījumos, ja tiek slēgti darījumi ar saistītajām pusēm un sabiedrībā ir vairāki dalībnieki (akcionāri). Savā praksē esam pamanījuši, ka sabiedrības dažādu iemeslu dēļ ir atkāpušās no šīs prasības ievērošanas, tāpēc no risku pārvaldības viedokļa aicinām sabiedrības valdi ievērot šo formalitāti un sagatavot atkarības pārskatu.
Kas jāņem vērā, sasaucot dalībnieku (akcionāru) sapulci?
Izsūtot uzaicinājumus uz dalībnieku (akcionāru) sapulcēm, neaizmirstiet uzaicinājumā norādīt arī kārtību un termiņus, kā dalībnieks (akcionārs) var izmantot savas likumā noteiktās tiesības:
- balsot pirms dalībnieku (akcionāru) sapulces;
- piedalīties un balsot dalībnieku (akcionāru) sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus.
Iesakām apsvērt pievienot uzaicinājumam uz sapulci balsošanas biļetena formu ar instrukciju tā parakstīšanai un nosūtīšanai sabiedrībai. Šajā gadījumā svarīgi ir skaidri formulēt prasības dalībnieka (akcionāra) identifikācijai. No dalībnieka (akcionāra) puses balsojums ir jānosūta sabiedrībai ar tādu aprēķinu, lai sabiedrība to saņemtu vismaz dienu pirms sapulces.
Lai nodrošinātu dalībnieku (akcionāru) dalību un balsošanu sapulcē, izmantojot elektroniskos saziņas līdzekļus, valdei ir jāparedz, kādā veidā tā varēs identificēt dalībnieku (akcionāru).
Atgādinājums akciju sabiedrībām
Atgādinām, ka tuvojas 30. jūnijs – termiņš akcionāru reģistra pirmā nodalījuma (reģistrēto akciju gadījumā) vai informācijas par centrālo vērtspapīru depozitāriju, kurā ir iegrāmatotas dematerializētās akcijas, iesniegšanai Uzņēmumu reģistrā. Vairāk informācijas meklējiet šeit.
Raksts tapis sadarbībā ar 
